Tapahtuman puhuja voi tehdä illasta unohtumattoman tai jättää yleisön kylmäksi. Oikea puhujavalinta on yksi tapahtumajärjestämisen tärkeimmistä päätöksistä, ja silti se tehdään usein liian nopeasti tai väärillä kriteereillä. Tässä oppaassa käymme läpi kaiken, mitä tarvitset löytääksesi juuri oikean puhujan tapahtumaan, olipa kyseessä vuosikokous, henkilöstöpäivä, myyntikonferenssi tai asiakastilaisuus.

Tapahtuman tavoite ohjaa puhujavalinnan

Ennen kuin aloitat puhujien vertailun, on tärkeää kirkastaa yksi kysymys: mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa? Tavoite määrittää kaiken muun. Jos tilaisuuden tarkoituksena on inspiroida henkilöstöä muutoksen keskellä, tarvitaan erilainen puhuja kuin silloin, kun halutaan kouluttaa myyntitiimi uusiin menetelmiin tai viihdyttää asiakkaita vuosi-illallisella.

Tavoitteet voidaan karkeasti jakaa kolmeen kategoriaan: inspirointi ja motivointi, konkreettinen oppiminen ja osaamisen kehittäminen sekä elämyksellisyys ja viihdyttäminen. Useimmissa tapahtumissa nämä limittyvät, mutta yksi näistä on aina ensisijainen. Kun tavoite on selkeä, puhujavalinnan kriteerit asettuvat luontevasti paikoilleen, eikä päätöstä tarvitse tehdä mutu-tuntumalla.

Kannattaa myös miettiä, minkä tunteen tai ajatuksen haluat yleisön kantavan mukanaan kotiin. Haluatko heidän poistuessa olevan energisiä ja innostuneita, vai haluatko heidän saavan mukaansa konkreettisia työkaluja arkeen? Tämä yksinkertainen kysymys auttaa rajaamaan sopivat puhujaprofiilit nopeasti.

Yleisö ratkaisee puhujavalinnan onnistumisen

Paras puhuja maailmassa epäonnistuu, jos hän puhuu väärälle yleisölle. Yleisön koostumus, toimiala, kokemustausta ja tilaisuuden luonne ovat yhtä tärkeitä valintakriteereitä kuin puhujan oma osaaminen.

Mieti ensin yleisön profiilia: ovatko kuulijat johtajia vai asiantuntijoita, nuoria vai kokeneita ammattilaisia, saman alan ihmisiä vai monialainen joukko? Toimialalla on merkitystä, sillä esimerkiksi terveydenhuollon ammattilaisille suunnattu puhe vaatii erilaisen lähestymistavan kuin teknologiayritysten myyntitiimille pidettävä esitys.

Tilaisuuden koko vaikuttaa myös puhujavalintaan. Pienessä workshopissa toimii parhaiten vuorovaikutteinen, keskusteluun kannustava puhuja. Suuressa auditoriossa tarvitaan enemmän esiintymiskarismaa ja kykyä pitää suuren joukon huomio. Mieti myös tilaisuuden tunnelmaa: onko kyseessä virallinen konferenssi vai rennompi tiimipäivä? Näihin eri tilanteisiin sopivat hyvin erilaiset puhujapersoonat.

Puhujatyypit ja niiden sopivuus eri tilanteisiin

Puhujat eivät ole keskenään vaihdettavissa, sillä eri puhujatyypit palvelevat eri tarkoituksia. Kun ymmärtää nämä erot, löytää oikean puhujan tapahtumaan paljon sujuvammin.

Keynote-puhuja

Keynote-puhuja on tapahtuman vetonaula, jonka tehtävä on avata tai sulkea tilaisuus vaikuttavasti. Hyvä keynote-puhuja osaa yhdistää laajoja teemoja, kertoa tarinoita ja jättää yleisöön pitkäkestoisen vaikutuksen. Tämä puhujaryhmä sopii erityisesti konferensseihin, vuosikokouksiin ja strategisiin henkilöstötilaisuuksiin.

Motivaatiopuhuja

Motivaatiopuhuja keskittyy energian ja innostuksen herättämiseen. Hän sopii erityisesti tilanteisiin, joissa organisaatio käy läpi muutosta, myyntitiimi tarvitsee boostia tai henkilöstöä halutaan sitouttaa uusiin tavoitteisiin. Hyvä motivaatiopuhuja ei vain huuda kannustuksia, vaan yhdistää inspiraation konkreettisiin ajatuksiin.

Asiantuntijaluennoitsija

Asiantuntijaluennoitsija tuo syvällistä tietoa tietystä aiheesta. Tämä puhujaryhmä sopii parhaiten koulutuspäiville, seminaareihin ja tilanteisiin, joissa yleisö haluaa oppia uutta ja kehittää konkreettista osaamistaan.

Workshop-vetäjä

Workshop-vetäjä ohjaa osallistujat tekemään, ei vain kuuntelemaan. Tämä formaatti toimii erinomaisesti tiimipäivillä ja kehittämistilaisuuksissa, joissa halutaan aktivoida osallistujia ja saada aikaan yhteistä oppimista.

Käytännön kriteerit puhujaa arvioitaessa

Kun tavoite ja yleisö ovat selvillä, on aika arvioida ehdokkaita konkreettisesti. Muutama käytännön kriteeri auttaa tekemään vertailun järjestelmällisesti.

Videoesimerkit ja demoesiintyminen ovat tärkein yksittäinen arviointiväline. Lue referenssit ja CV, mutta katso ennen kaikkea, miten puhuja toimii lavalla. Onko hän selkeä, mukaansatempaava ja vakuuttava? Voiko hänen tyylinsä kuvitella omaan tilaisuuteen?

Kokemus vastaavanlaisista tilaisuuksista on myös merkittävä kriteeri. Puhuja, jolla on kokemusta juuri sinun toimialaltasi tai samankokoisista tapahtumista, tietää jo valmiiksi, mitä yleisösi odottaa. Kysy referenssejä vastaavista tilaisuuksista ja tarvittaessa ota yhteyttä aiempiin tilaajiin.

Räätälöinnin taso erottaa hyvät puhujat erinomaisista. Valmis vakioesitys toimii harvoin yhtä hyvin kuin tilaisuuteen räätälöity sisältö. Kysy jo alkuvaiheessa, miten puhuja mukauttaa esityksensä juuri teidän tilaisuuteenne. Vertaile puhujia myös räätälöintihalukkuuden perusteella, ei pelkästään aiheen tai hinnan mukaan.

Budjetti on luonnollisesti osa päätöstä. Puhujien hinnat vaihtelevat merkittävästi kokemuksen, tunnettuuden ja esityksen laajuuden mukaan. On viisaampaa asettaa realistinen budjettikehys ennen hakuprosessia kuin yrittää neuvotella sopivaksi jälkikäteen.

Yleisimmät virheet puhujaa valittaessa

Puhujavalinnassa toistuvat tietyt virheet, jotka on helppo välttää, kun tietää etsiä niitä.

• Valitaan tunnettu nimi tavoitteen sijaan. Julkisuuden henkilö tai korkea profiili ei automaattisesti tarkoita sopivaa puhujaa juuri teidän tilaisuuteenne. Tunnettuus voi olla lisäarvo, mutta se ei korvaa sisällöllistä osuvuutta.
• Unohdetaan yleisö. Puhuja valitaan sen perusteella, mitä järjestäjä itse pitää kiinnostavana, eikä sen perusteella, mikä resonoi yleisön kanssa.
• Tehdään päätös liian myöhään. Hyvät puhujat varataan usein kuukausia etukäteen. Myöhäinen varaus tarkoittaa suppeampaa valikoimaa ja stressiä.
• Ei sovita odotuksia. Puhujan kanssa ei käydä läpi tilaisuuden tavoitteita, yleisöä tai toivottua tunnelmaa. Tämä johtaa helposti siihen, että esitys on teknisesti hyvä, mutta ei osu maaliin.
• Jätetään budjetti epäselväksi. Kun budjettikehys on epäselvä, vertailu vaikeutuu ja aikaa kuluu neuvotteluihin, jotka eivät johda mihinkään.

Puhujatoimiston rooli valinnan helpottamisessa

Oikean puhujan löytäminen omasta verkostosta tai internetistä on mahdollista, mutta se vie aikaa ja sisältää riskejä. Puhujatoimisto tuo prosessiin asiantuntemuksen, joka säästää sekä aikaa että rahaa.

Me Speakersfactoryllä tunnemme puhujamme henkilökohtaisesti. Tiedämme, miten he toimivat lavalla, miten he reagoivat yllättäviin tilanteisiin ja millaisiin tilaisuuksiin he sopivat parhaiten. Tämä tieto ei näy missään CV:ssä tai verkkosivulla, mutta se ratkaisee usein onnistumisen.

Puhujatoimiston kautta saat myös selkeämmän kokonaiskuvan vaihtoehdoista. Sen sijaan, että selaisit satoja profiileja yksin, voit kertoa meille tavoitteesi, yleisösi ja budjettisi, ja me ehdotamme juuri teille sopivimmat vaihtoehdot. Voit tutustua puhujavalikoimaamme jo etukäteen, mutta parhaat valinnat syntyvät aina vuoropuhelussa.

Toimiston kautta varaaminen tuo myös selkeyttä sopimuksiin, aikatauluihin ja käytännön järjestelyihin. Kun kaikki langat ovat yhdessä paikassa, tapahtumajärjestäjä voi keskittyä olennaiseen eikä koordinointiin.

Jos haluat kuulla lisää siitä, miten autamme löytämään oikean puhujan juuri teidän tilaisuuteenne, tutustu tiimiimme ja ota yhteyttä. Oikea puhujavalinta ei ole arvaus, vaan prosessi, jossa oikea kumppani tekee kaiken eron.