Onnistunut puhuja varaus alkaa oikeanlaisista kysymyksistä. Ennen kuin teet lopullisen päätöksen tapahtuman puhujan valinnasta, on tärkeää selvittää puhujalta hänen kokemuksensa, esiintymistyylinsä ja käytännön vaatimuksensa. Huolellisella etukäteiskeskustelulla varmistat, että valitsemasi keynote puhuja tai motivaatiopuhuja sopii täydellisesti tapahtumasi luonteeseen ja yleisöösi. Tämä säästää aikaa, rahaa ja takaa onnistuneen lopputuloksen.

Miksi oikeiden kysymysten esittäminen puhujalle on tärkeää ennen varausta?

Kysymysten esittäminen puhujalle etukäteen minimoi riskit ja varmistaa, että tapahtuman puhuja vastaa odotuksiasi. Ilman kunnollista selvitystyötä saatat päätyä tilanteeseen, jossa puhuja ei sovellu yleisöösi tai hänen viestinsä ei tue tapahtumasi tavoitteita.

Huolellinen kysymysten esittäminen auttaa kohdistamaan odotukset oikein. Kun tiedät etukäteen puhujan lähestymistavan, esiintymistyylin ja sisällön syvyyden, voit valmistaa yleisösi ja markkinoida tapahtumaa realistisesti.

Riski epäonnistumiseen kasvaa merkittävästi, jos jätät tärkeät asiat selvittämättä. Puhuja saattaa käyttää väärää sävyä, puhua liian teknisesti tai päinvastoin liian pintapuolisesti. Etukäteiskeskustelu paljastaa myös mahdolliset aikatauluongelmat tai tekniset haasteet.

Mitä puhujalta tulee kysyä hänen kokemuksestaan ja asiantuntemuksestaan?

Selvitä puhujan tausta ja kokemus kysymällä hänen aiemmista esiintymisistään, erikoisalueidestaan ja koulutuksestaan. Pyydä konkreettisia esimerkkejä vastaavanlaisista tapahtumista, joissa hän on esiintynyt.

Tärkeimmät kysymykset koskevat puhujan aiempaa kokemusta juuri sinun kaltaisesi yleisön kanssa. Onko hän puhunut samankokoisille ryhmille? Minkälaisia reaktioita hän on saanut? Mitkä ovat hänen vahvimmat osaamisalueensa?

Pyydä referenssejä aiemmista asiakkaista. Luotettava asiantuntijaluennoitsija tai motivaatiopuhuja antaa mielellään yhteystietoja tyytyväisiin asiakkaihin. Tiedustele myös hänen koulutustaustaansa ja mahdollisia sertifikaatteja alaltaan.

Miten varmistaa että puhuja sopii tapahtuman formaattiin ja yleisöön?

Kysy puhujalta hänen esiintymistyylistään ja kyvystään mukautua erilaisiin tilanteisiin. Selvitä, miten hän suhtautuu interaktiivisuuteen ja yleisön osallistamiseen puheensa aikana.

Keskustele tapahtumasi erityispiirteistä. Onko kyseessä virallinen seminaari vai rennompi tilaisuus? Kuinka suuri yleisö on ja mikä on heidän tietotasonsa aiheesta? Hyvä puhuja osaa räätälöidä esityksensä näiden tekijöiden mukaan.

Teknisten vaatimusten selvittäminen on myös olennaista. Tarvitseeko puhuja erityisiä äänentoistovälineitä, projektoreja tai muita laitteita? Pystyykö hän esiintymään erilaisissa tiloissa ja olosuhteissa? Nämä käytännön seikat vaikuttavat merkittävästi tapahtuman sujuvuuteen.

Mitä käytännön asioita puhujalta kannattaa varmistaa ennen sopimuksen tekoa?

Selvitä kaikki käytännön järjestelyt etukäteen: aikataulut, hinnoittelu, matkustaminen ja mahdolliset lisäkustannukset. Varmista myös puhujan peruutuskäytännöt ja mitä tapahtuu odottamattomissa tilanteissa.

Hinnoittelun osalta kysy, mitä kaikkea hinta sisältää. Kuuluuko matkakustannukset, majoitus ja ateriat hintaan vai laskutetaanko ne erikseen? Onko mahdollisia lisämaksuja esimerkiksi ylitöistä tai erityisjärjestelyistä?

Materiaalien toimittamisesta kannattaa sopia selkeästi. Milloin puhuja toimittaa esityksensä ennakkoon? Saatko käyttää materiaalia jälkikäteen osallistujille? Tarjoaako puhuja jälkipalvelua, kuten kysymyksiin vastaamista tapahtuman jälkeen?

Avaimet onnistuneeseen puhujavaraukseen – yhteenveto tärkeimmistä kysymyksistä

Onnistunut puhuja valinta perustuu perusteelliseen etukäteiskartoitukseen. Tärkeimmät kysymykset koskevat puhujan kokemusta, soveltuvuutta yleisöösi ja käytännön järjestelyjä.

Avoin kommunikaatio puhujan kanssa on menestyksen avain. Kerro rehellisesti tapahtumasi tavoitteista, yleisöstäsi ja odotuksistasi. Hyvä keynote puhuja arvostaa läpinäkyvyyttä ja pystyy sen perusteella tarjoamaan parhaan mahdollisen palvelun.

Puhujatoimisto voi olla arvokas kumppani tässä prosessissa. Kokenut puhujatoimisto tuntee puhujansa hyvin ja osaa suositella juuri sinun tarpeitasi vastaavia vaihtoehtoja. Tämä säästää aikaa ja vähentää riskiä väärästä valinnasta merkittävästi.