Yritys voi löytää puhujan kahden viikon varoitusajalla ottamalla yhteyttä suoraan puhujatoimistoon. Ammattimaisella puhujatoimistolla on valmiit verkostot ja prosessit, joiden avulla sopiva puhuja löytyy usein jopa muutamassa tunnissa. Nopea toiminta ja selkeät tiedot tapahtumasta ratkaisevat, onnistuuko kiireellinen varaus.

Kuinka nopeasti puhujatoimisto pystyy järjestämään puhujan?

Ammattimaisella puhujatoimistolla puhuja tapahtumaan on mahdollista järjestää hyvinkin nopeasti, usein jo saman tai seuraavan arkipäivän aikana. Kahden viikon aikataulu on täysin realistinen, ja monissa tapauksissa puhuja voidaan vahvistaa jopa muutamassa tunnissa, kunhan tarvittavat tiedot ovat selvillä.

Me Speakersfactorylla olemme järjestäneet puhujia tiukoillakin aikatauluilla, koska meillä on laaja verkosto ammattilaisia, joiden saatavuuden voimme tarkistaa nopeasti. Puhujatoimiston käyttäminen lyhyellä varoitusajalla on selvästi tehokkaampi tapa kuin yrittää etsiä puhujaa itse, koska meillä on suorat kontaktit ja tiedot siitä, kuka on vapaa ja sopii juuri kyseiseen tilaisuuteen.

Kiireellisissä tapauksissa kannattaa olla yhteydessä toimistoon puhelimitse sähköpostin sijaan, jotta asiat etenevät mahdollisimman ripeästi.

Mitä tietoja tapahtumasta tarvitaan, jotta puhuja löytyy nopeasti?

Puhujan löytäminen nopeasti edellyttää, että tapahtuman perustiedot ovat selkeästi valmiina yhteydenottohetkellä. Mitä tarkemmin pystyt kuvailemaan tarpeen, sitä nopeammin sopiva ehdokas löytyy. Epäselvät lähtötiedot hidastavat prosessia merkittävästi.

Keskeisimmät tiedot, jotka kannattaa koota ennen yhteydenottoa:

• Tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja kesto
• Paikkakunta ja tapahtumapaikka
• Yleisön koko ja kohderyhmä
• Toivottu aihepiiri tai teema
• Tapahtuman luonne, esimerkiksi yritystapahtuma, henkilöstöpäivä tai asiakastilaisuus
• Budjetti, edes suuntaa antava arvio

Mitä selkeämpi kuva sinulla on siitä, mitä haluat puhujan saavan yleisössä aikaan, sitä paremmin osaamme ehdottaa juuri oikeaa henkilöä. Ei haittaa, vaikka kaikki yksityiskohdat eivät olisi vielä lukossa. Tärkeintä on, että päivämäärä ja aihepiiri ovat tiedossa.

Mistä muualta puhujaa voi etsiä lyhyellä varoitusajalla?

Puhujatoimiston lisäksi puhujaa lyhyellä varoitusajalla voi etsiä omista ammatillisista verkostoista, LinkedIn-palvelusta tai alan järjestöjen kautta. Nämä kanavat voivat tuottaa tuloksia, mutta ne vaativat enemmän omaa aikaa ja työtä kuin valmiiden kontaktien hyödyntäminen.

Käytännön vaihtoehtoja ovat muun muassa:

• LinkedIn: Haku aihepiirin asiantuntijoiden joukosta ja suora yhteydenotto
• Toimialan järjestöt: Monilla liitoilla ja yhdistyksillä on asiantuntijarekisterejä
• Omat kontaktit: Kollegoilta tai kumppaneilta voi pyytää suosituksia
• Aiemmat yhteistyökumppanit: Jos olet ollut tyytyväinen johonkin puhujaan aiemmin, kannattaa kysyä suoraan hänen saatavuuttaan

Omatoimisessa haussa haasteena on kuitenkin se, että puhujan soveltuvuus, kokemus ja luotettavuus jäävät sinun itsesi arvioitavaksi. Puhujatoimisto tuo tähän valmiiksi tehdyn taustatyön ja takaa, että ehdotettu puhuja todella sopii kyseiseen tilaisuuteen.

Voiko puhujalle maksaa enemmän kiireellisyydestä?

Kiireellisyydestä voidaan joissakin tapauksissa periä lisämaksu, mutta se ei ole automaattinen käytäntö. Osa puhujista hinnoittelee kiireiset varaukset normaalisti, kun taas toiset saattavat pyytää korkeampaa palkkiota lyhyen varoitusajan vuoksi. Kyse on aina tapauskohtaisesta sopimuksesta.

Lisäkustannuksia voi syntyä erityisesti silloin, kun puhuja joutuu muuttamaan olemassa olevia suunnitelmiaan tai kun esitysmateriaalia täytyy valmistella normaalia nopeammin. Myös mahdolliset matkakulut voivat olla korkeammat, jos kuljetuksia ei voida varata hyvissä ajoin.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että budjetti on aina neuvoteltavissa. Avoin keskustelu kustannuksista heti yhteydenoton alussa auttaa löytämään ratkaisun, joka sopii molemmille osapuolille. Puhujatoimisto osaa kertoa realistisesti, mitä kyseisellä budjetilla on mahdollista saada lyhyellä aikataululla.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen kuin vahvistaa puhujan varauksen?

Ennen varauksen vahvistamista kannattaa varmistaa vähintään puhujan saatavuus, sopivuus kohderyhmälle, palkkio sekä käytännön järjestelyt. Kiireessä on houkutus edetä nopeasti, mutta muutama tarkistuskohta voi säästää ikäviltä yllätyksiltä tapahtumapäivänä.

Käy läpi ainakin nämä asiat:

1. Saatavuus on varmistettu kirjallisesti, ei pelkästään suullisesti
2. Aihepiiri vastaa tarvettasi ja puhuja on perehtynyt kohderyhmäsi toimialaan tai tilanteeseen
3. Puhujan aiempi kokemus vastaavantyyppisistä tapahtumista on selvillä
4. Tekniset vaatimukset on käyty läpi, kuten tarvittavat laitteet ja esitysformaatti
5. Sopimusehdot ja peruutusehdot on luettu ja hyväksytty
6. Yhteystiedot ja aikataulut tapahtumapäivää varten on sovittu selkeästi

Kun nämä asiat ovat kunnossa, voit vahvistaa varauksen luottavaisin mielin. Kiireellinenkin tapahtuma voi onnistua erinomaisesti, kun perusta on rakennettu huolellisesti.

Onko yritystapahtumasi lähellä ja puhuja vielä löytymättä? Ota yhteyttä meihin Speakersfactorylla, niin etsitään sinulle sopiva keynote-puhuja tai asiantuntija nopeasti ja vaivattomasti. Lähetä meille viesti tai soita suoraan, niin hoidetaan asia kuntoon.