Puhujatoimisto tarvitsee ennen kaikkea tiedon tapahtuman luonteesta, tavoitteesta, ajankohdasta, paikasta ja arvioidusta yleisöstä. Mitä tarkemmin näistä asioista kertoo, sitä nopeammin ja osuvammin sopiva puhuja tapahtumaan löytyy. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset, jotka auttavat tekemään puhujahausta mahdollisimman sujuvan prosessin.

Mitkä tiedot tapahtumasta auttavat eniten puhujan valinnassa?

Tärkeimmät perustiedot ovat tapahtuman ajankohta, kesto, sijainti, tapahtuman tyyppi sekä alustava aihepiiri tai teema. Näiden tietojen avulla puhujatoimisto pystyy rajaamaan sopivat vaihtoehdot nopeasti ja varmistamaan käytännön järjestelyjen toimivuuden. Ilman näitä perustietoja ehdotukset jäävät väistämättä yleiselle tasolle.

Tapahtuman kesto vaikuttaa suoraan siihen, minkä tyyppinen esiintyminen sopii tilanteeseen. Lyhyt puolen tunnin avaus eroaa merkittävästi koko päivän kestävästä koulutuksesta. Myös tapahtuman formaatti, kuten konferenssi, henkilöstöpäivä, myyntikokous tai asiakastilaisuus, ohjaa sopivan puhujan profiilia. Kun kerrot nämä asiat etukäteen, voimme tehdä ehdotukset heti oikeaan suuntaan.

Miten tapahtuman tavoite vaikuttaa puhujavalintaan?

Tapahtuman tavoite on yksi tärkeimmistä tekijöistä sopivan puhujan löytämisessä. Haetaanko inspiraatiota, konkreettisia työkaluja, alan uusinta tietoa vai kenties muutosviestintää? Tavoitteen perusteella valitaan, tarvitaanko keynote-puhuja, asiantuntijaluennoitsija, motivaatiopuhuja vai workshop-vetäjä.

Jos tavoitteena on innostaa henkilöstöä muutoksen keskellä, motivaatiopuhuja tai johtamisen asiantuntija voi olla paras valinta. Jos taas halutaan syventää osaamista tietyllä osa-alueella, kuten myynnissä tai digitaalisessa markkinoinnissa, tarvitaan käytännönläheinen asiantuntija, joka tuntee aiheen syvällisesti. Tavoitteen kertominen auttaa meitä löytämään puhujan, jonka viesti oikeasti resonoi yleisön kanssa eikä jää pintaraapaisuksi.

Tavoite myös määrittää sen, millainen esiintymistyyli toimii parhaiten. Jotkut tilaisuudet kaipaavat energistä ja viihdyttävää esiintyjää, toiset taas rauhallista ja analyyttistä asiantuntijaa. Nämä ovat asioita, joita on vaikea arvata ilman selkeää kuvaa siitä, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa.

Kuinka suuri budjetti pitää ilmoittaa puhujatoimistolle?

Budjetti kannattaa kertoa mahdollisimman varhain, mutta tarkkaa summaa ei tarvitse tietää etukäteen. Riittää, kun ilmoittaa suuntaa antavan budjettiluokan tai ylärajan. Tämä auttaa puhujatoimistoa rajaamaan ehdotukset realistisiin vaihtoehtoihin ja säästää kaikkien aikaa.

Puhujien palkkiot vaihtelevat merkittävästi kokemuksen, tunnettuuden ja aiheen mukaan. Kun budjetti on tiedossa, pystymme ehdottamaan juuri niitä puhujia, jotka sopivat sekä sisällöllisesti että taloudellisesti. Budjetin piilottaminen ei palvele ketään, sillä se voi johtaa tilanteeseen, jossa ehdotettu puhuja ei lopulta olekaan saavutettavissa asetetuilla resursseilla.

Jos budjetti on tiukka, se ei tarkoita, että hyvää tapahtumapuhujaa olisi mahdotonta löytää. Meillä on valikoimassamme osaavia puhujia moniin eri budjettitasoihin, ja voimme usein löytää luovia ratkaisuja, kun tiedämme reunaehdot jo alusta alkaen.

Mitä tietoja yleisöstä kannattaa kertoa etukäteen?

Yleisön koko, ammatillinen tausta, toimiala ja kokemusaste ovat tietoja, jotka vaikuttavat suoraan sopivan puhujan valintaan. Puhuja, joka toimii erinomaisesti johtoryhmälle, ei välttämättä sovi yhtä hyvin laajalle yleisölle tai nuorille ammattilaisille. Mitä tarkemmin yleisön profiili on tiedossa, sitä paremmin puhuja voi räätälöidä sisältönsä.

Erityisen tärkeää on kertoa, onko yleisö alan asiantuntijoita vai ei-asiantuntijoita. Asiantuntijayleisö odottaa syvällistä tietoa ja konkreettisia esimerkkejä, kun taas monialainen yleisö hyötyy enemmän selkeistä kokonaisuuksista ja helposti omaksuttavista viesteistä. Myös yleisön kielitaito, kuten tarve suomen- tai englanninkieliselle puhujalle, on käytännön tieto, joka kannattaa mainita heti.

Jos tiedossasi on jotain erityistä yleisön odotuksista tai mahdollisista herkistä aiheista, kerro siitä rohkeasti. Nämä tiedot auttavat meitä löytämään puhujan, joka osaa lähestyä aihetta juuri oikealla tavalla ja jättää positiivisen vaikutuksen.

Voiko puhujatoimisto auttaa, vaikka aihe ei ole vielä selvillä?

Kyllä, puhujatoimisto voi auttaa myös silloin, kun tapahtuman aihe tai teema ei ole vielä täysin selvillä. Riittää, kun tietää tapahtuman tyypin, tavoitteen ja yleisön. Näiden tietojen pohjalta voimme ehdottaa sekä sopivia aiheita että niihin parhaiten sopivia puhujia.

Monilla asiakkaillamme on tilanne, jossa tiedetään, että tarvitaan inspiroiva tai ajatuksia herättävä puhuja, mutta tarkka aihepiiri elää vielä. Tässä vaiheessa puhujatoimiston kokemus on erityisen arvokasta, sillä pystymme kartoittamaan vaihtoehtoja laajasti ja esittelemään erilaisia näkökulmia, joista asiakas voi valita parhaiten omaan tilaisuuteensa sopivan.

Aiheen hakeminen yhdessä ei hidasta prosessia, vaan usein tekee lopputuloksesta paremman. Kun puhuja ja aihe löydetään yhdessä alusta asti, kokonaisuus on yhtenäisempi ja tapahtuman viesti terävämpi. Ota siis rohkeasti yhteyttä, vaikka suunnitelmat olisivat vielä kesken.

Otetaan yhteyttä ja löydetään tapahtumallesi sopiva puhuja yhdessä. Kerro meille tapahtumasi perustiedot, niin autamme sinua löytämään juuri oikean esiintyjän nopeasti ja vaivattomasti. Ota yhteyttä Speakersfactoryyn ja aloitetaan puhujahaku tänään.