Tapahtuman onnistuminen riippuu monesta tekijästä: ohjelmasta, puhujista, tekniikasta ja tunnelmasta. Yksi asia, jota usein mietitään viime hetkellä, on juontaja. Tarvitaanko sellainen oikeasti, vai riittääkö, että joku organisaatiosta avaa tilaisuuden? Vastaus riippuu tapahtuman luonteesta, mutta monissa tilanteissa ammattijuontaja ei ole luksus vaan edellytys sille, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan.

Mitä juontaja oikeastaan tekee tapahtumassa?

Juontaja on tapahtuman punainen lanka, joka pitää ohjelman koossa alusta loppuun. Hän johtaa tilaisuuden kulkua, esittelee puhujat, hallitsee siirtymät ohjelmanumeroiden välillä ja varmistaa, että yleisö pysyy mukana. Hyvä tapahtumajuontaja tekee kaiken tämän niin sujuvasti, että se näyttää helpolta.

Käytännössä juontajan työ on paljon enemmän kuin mikrofoniin puhumista. Hän lukee yleisön tunnelmaa ja reagoi siihen, pelastaa tekniset ongelmat kevyellä kommentilla, pitää aikataulun kurissa ja luo turvallisuuden tunnetta sekä esiintyjille että katsojille. Juontaja on myös tapahtuman kasvot: hänen energiansa ja tyylinsä määrittävät pitkälti sen, millaisen muistijäljen tilaisuus jättää.

Juontajan rooli vaihtelee tapahtuman mukaan. Pienessä workshopissa hän voi olla enemmän fasilitaattori, suuressa gaalaillallisessa taas seremonianjohtaja. Yhteistä kaikille rooleille on vastuu kokonaisuudesta ja kyky pitää langat käsissä silloinkin, kun jotain odottamatonta tapahtuu.

Milloin tapahtuma ei onnistu ilman juontajaa?

Juontaja on välttämätön silloin, kun tapahtumalla on monimutkainen ohjelmarakenne, useita esiintyjiä tai suuri yleisö. Ilman juontajaa siirtymät puhujien välillä voivat muuttua kömpelöiksi hiljaisuuksiksi, aikataulu voi lipsua ja yleisö voi kadottaa fokuksensa. Mitä enemmän liikkuvia osia, sitä tärkeämpi juontaja on.

Erityisesti seuraavissa tilanteissa juontajan tarve on kiistaton:

• Suuret konferenssit ja seminaarit, joissa on useita keynote-puhujia ja rinnakkaissessioita
• Gaala- ja palkitsemistilaisuudet, joissa ohjelma on tarkkaan aikataulutettu ja tunnelman on oltava kohdallaan
• Hybriditapahtumat, joissa yleisö on sekä paikan päällä että etänä ja koordinaatio on kriittistä
• Asiakastapahtumat ja lanseeraukset, joissa brändin ensivaikutelma on korkean panoksen asia
• Tilaisuudet, joissa esiintyjät eivät tunne toisiaan tai joissa ohjelma koostuu hyvin erilaisista osioista

Yksinkertaisissa sisäisissä palavereissa tai tiimipalavereissa juontajaa ei välttämättä tarvita. Mutta heti kun tapahtumalla on ulkoinen yleisö, sponsoreita tai selkeä julkinen profiili, ammattijuontaja on investointi, joka maksaa itsensä takaisin.

Voiko joku organisaatiosta toimia juontajana?

Organisaation oma henkilö voi toimia juontajana pienissä, epävirallisissa tilaisuuksissa, mutta suuremmissa tapahtumissa se on harvoin paras ratkaisu. Sisäinen juontaja joutuu samaan aikaan hoitamaan omaa rooliaan organisaatiossa, mikä jakaa huomion ja lisää stressiä. Hän myös kantaa tapahtuman painetta eri tavalla kuin ulkopuolinen ammattilainen.

Oman henkilön käyttämiseen liittyy muutamia konkreettisia riskejä:

• Hän ei välttämättä osaa hallita yllättäviä tilanteita, koska kokemusta ei ole karttunut eri tapahtumista
• Yleisö saattaa suhtautua häneen ensisijaisesti organisaation edustajana, ei puolueettomana juontajana
• Esiintymispelko tai jännitys voi vaikuttaa suoritukseen tilanteessa, jossa kaikki katseet ovat hänessä
• Hän ei pysty nauttimaan tapahtumasta itse, koska vastuu painaa koko ajan

Jos tapahtuma on tärkeä, kannattaa vakavasti harkita ulkopuolista ammattijuontajaa. Oman henkilön voi silti ottaa mukaan esimerkiksi tervetulopuheen pitäjänä tai tietyn osion vetäjänä, jolloin vastuu jakautuu järkevästi.

Mitä hyötyä ammattijuontajasta on yritystapahtumassa?

Ammattijuontaja tuo yritystapahtumaan varmuuden, jota ei voi improvisoida. Hän osaa lukea tilanteen, reagoida nopeasti ja pitää energian oikealla tasolla koko tilaisuuden ajan. Hyvin valittu tapahtumajuontaja myös vahvistaa tapahtuman brändiä ja jättää osallistujille ammattimaisen vaikutelman.

Konkreettisia hyötyjä ovat muun muassa:

• Aikataulun hallinta: ammattijuontaja pitää ohjelman liikkeessä ilman, että se tuntuu kiireiseltä
• Tunnelman rakentaminen: hän osaa nostaa energiaa tarvittaessa ja rauhoittaa tilanteen, kun se on tarpeen
• Puhujien tukeminen: hyvä juontaja esittelee puhujat tavalla, joka rakentaa uskottavuutta ja lämmittää yleisön
• Kriisinhallinta: tekniset ongelmat tai myöhästymiset eivät näy yleisölle, kun juontaja hoitaa tilanteen
• Yhtenäinen kokemus: juontaja sitoo eri osiot yhteen niin, että tapahtuma tuntuu kokonaiselta

Meillä Speakersfactoryllä on laaja verkosto ammattijuontajia, joilla on kokemusta hyvin erilaisista tapahtumista. Oikean juontajan löytäminen tapahtuman luonteeseen on osa sitä palvelua, jota tarjoamme asiakkaillemme alusta loppuun.

Miten valita oikea juontaja tapahtumaan?

Oikea juontaja valitaan tapahtuman luonteen, yleisön ja tavoitteiden perusteella. Tärkein kysymys on: millaisen tunnelman haluat luoda? Humoristinen juontaja sopii rennompiin tilaisuuksiin, kun taas arvokkaat gaalat vaativat tyylikkäämpää otetta. Juontajan taustan ja kokemuksen pitää vastata tapahtuman vaatimuksia.

Valinnassa kannattaa huomioida seuraavat tekijät:

1. Kokemus vastaavista tapahtumista: onko juontaja vetänyt samankokoisia tai samantyyppisiä tilaisuuksia aiemmin?
2. Tyyli ja persoona: sopiiko hänen esiintymistyylinsä tapahtuman sävyyn ja kohdeyleisölle?
3. Kielitaito: tarvitaanko kaksikielistä juontajaa tai erityisosaamista tietystä aiheesta?
4. Kyky improvisoida: miten juontaja toimii, jos ohjelma muuttuu viime hetkellä?
5. Yhteistyökyky: onko juontaja valmis perehtymään tapahtumaan huolellisesti etukäteen?

Juontajan valinta kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jotta hänellä on riittävästi aikaa tutustua ohjelmaan, puhujiin ja tapahtuman tavoitteisiin. Viime hetken valinnat toimivat harvoin yhtä hyvin kuin huolellisesti suunniteltu yhteistyö.

Jos et ole varma, millainen juontaja sopisi juuri teidän tapahtumaanne, me autamme mielellämme. Ota yhteyttä Speakersfactoryyn ja kerro tapahtumastasi. Löydämme yhdessä juontajan, joka tekee tilaisuudestanne unohtumattoman.